1. Âmbito e Princípios Gerais

  1. A Copimática – Informática e Cópia, Serviços e Sistemas L.da (doravante designada por “a Sociedade”) adotou um conjunto de princípios e valores, aplicáveis a todos os colaboradores, os quais, em complemento das disposições legais e regulamentares vigentes, pautam a sua atividade e constituem uma componente efetiva e fundamental da sua estratégia e cultura ética;
  2. A Sociedade assume uma postura de total intolerância perante qualquer comportamento que se traduza na violação do Código de Conduta e de quaisquer normas previstas na lei da União Europeia ou em leis nacionais, aplicáveis nos países onde a sociedade opere.
  3. Neste sentido, a presente política pretende enunciar o conjunto de regras adotadas com vista à receção, registo e tratamento de comunicações de Irregularidades respeitantes à Sociedade, tendo em vista assegurar:
    1. a efetiva existência de mecanismos de deteção e prevenção de Irregularidades;
    2. a promoção de uma cultura de transparência, integridade e responsabilidade e a consequente adoção de um comportamento ético, íntegro e profissional por parte dos colaboradores e dirigentes da Sociedade;
    3. a observância do direito da União Europeia, do direito nacional e do Código de Conduta da sociedade.
    4. a gestão eficaz do risco.
  4. A comunicação de Irregularidades é efetuada por escrito e o processo conducente ao seu tratamento e à sua resolução é pautado pelos seguintes princípios:
    1. Pode ser apresentada por quaisquer colaboradores ou terceiros, sejam eles fornecedores, parceiros de negócio ou clientes, no respeito do princípio da boa-fé;
    2. Deve ser fundamentada e apresentar o grau de detalhe necessário à sua apreciação, sem que isso obrigue à apresentação de evidências;
    3. É possibilitado o anonimato do denunciante;
    4. É assegurada a confidencialidade das participações recebidas e a proteção da identificação e dos dados pessoais do Denunciante, nos termos da legislação em matéria de proteção de dados e da politica de privacidade que poderá consultar aqui.
    5. É analisada com rigor e imparcialidade;
    6. São asseguradas a exaustividade, integridade e conservação da informação transmitida, nos termos e condições legalmente previstos;
    7. O acesso a informação relacionada com as Irregularidades denunciadas é restrito a pessoas habilitadas;
    8. É proibida qualquer forma de retaliação contra o Denunciante de boa fé;
    9. É assegurada a informação ao Denunciante sobre o estado e seguimento da denúncia efetuada, nos termos e nos prazos previstos na lei nacional aplicável.
  2. Os Denunciantes
    1. São considerados denunciantes todos os colaboradores, incluindo antigos colaboradores, e outras partes interessadas que, no âmbito da sua atividade profissional, denunciem de boa fé uma irregularidade respeitante à Sociedade;
    2. No reporte de qualquer irregularidade, o Denunciante:
      1. deve explicitar a fundamentação da participação da Irregularidade;
      2. não tem de estar na posse de provas concretas de uma Irregularidade;
      3. A participação de irregularidades efetuada com manifesta falsidade ou má-fé, poderá dar lugar a responsabilidade disciplinar, criminal, contraordenacional ou civil do denunciante
      4. Fundamento da denúncia
    3. A denúncia de uma infração pode ter por fundamento informações obtidas numa relação profissional entretanto cessada, bem como durante o processo de recrutamento ou durante outra fase de negociação pré-contratual de uma relação profissional constituída ou não constituída.
      1. A denúncia pode ter por objeto infrações cometidas, que estejam a ser cometidas ou cujo cometimento se possa razoavelmente prever, bem como tentativas de ocultação de tais infrações.
  3. As Irregularidades
    1. Constituem irregularidades os atos ou omissões, praticados de forma dolosa ou negligente, nomeadamente nos seguintes domínios.
      1. Contratação pública;
      2. erviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
      3. Segurança e conformidade dos produtos;
      4. Proteção do ambiente;
      5. Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal; 
      6. Saúde pública;
      7. Defesa do consumidor;
      8. Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;
      9. Fraude contra os interesses financeiros da EU;
      10. Violação das regras da concorrência e auxílios estatais;
      11. Criminalidade organizada e económico-financeira;
        1. Atos de corrupção e infrações conexas (e.g. suborno, branqueamento, tráfico de influências, fraude);
        2. Assédio;
        3. Discriminação;Quaisquer outros atos que, apesar de não incluídos nas alíneas anteriores, possam configurar a violação do Código de Conduta da Sociedade, bem como de quaisquer normas previstas na lei da União Europeia ou na lei nacional.
  4. Proteção dos Denunciantes e de Terceiros Mencionados na Denúncia
    1. Privacidade e Confidencialidade
    2. Os meios de denúncia estabelecidos nesta Política garantem a confidencialidade da identificação do Denunciante, bem como de todas as informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a sua identidade, e dos terceiros mencionados na denúncia, nos termos da legislação em matéria de proteção de dados e da política de privacidade aplicável;
    3. As informações referidas no ponto anterior, são de acesso restrito às pessoas responsáveis por receber e dar seguimento às denúncias recebidas;
    4. A obrigação de confidencialidade referida no número anterior abrange quem, ainda que indevidamente, tiver recebido informações sobre denúncias, mesmo que não seja responsável pela receção e tratamento destas;
    5. Sem prejuízo do disposto nos pontos anteriores, a Sociedade pode ser legalmente obrigada a revelar a identificação dos intervenientes a autoridades competentes, quando tal se revele necessário ou obrigatório nos termos do quadro normativo aplicável;
    6. O regime de proteção do Denunciante é igualmente conferido:
  5. Procedimentos de comunicação de Irregularidades, Análise e Acompanhamento
    1. Canais de Denúncia Interna
      1. A Sociedade disponibiliza no seu site institucional o link para acesso à plataforma para a participação de Irregularidades;
      2. O Denunciante deve comunicar a irregularidade de forma clara e detalhada e fornecer a informação necessária à sua análise, anexando, sempre que relevante, documentação de suporte.
      3. O registo das comunicações recebidas será mantido e permanentemente atualizado;
      4. A todo o tempo é assegurado aos Denunciantes o direito ao acesso, retificação e eliminação de dados por si comunicados através da plataforma;
      5. Recebida a denúncia, o Denunciante receberá um aviso de receção da participação, no prazo de sete dias a contar da data de receção da mesma.
      6. O Denunciante é, igualmente, informado dos requisitos, forma e admissibilidade da denúncia externa, nos termos do disposto na lei, bem como das autoridades competentes para a receber;
      7. No seguimento da denúncia, serão praticados os atos internos adequados a avaliar a Irregularidade participada;
      8. O seguimento da comunicação efetuada poderá incluir, por exemplo, o arquivamento por insuficiência de elementos de prova, a abertura de um inquérito interno ou o encaminhamento para uma autoridade competente;
      9. No contexto da denúncia interna, serão transmitidas informações ao Denunciante, na medida do legalmente admissível, sobre o seguimento da denúncia;
      10. Pode solicitar-se ao Denunciante que preste mais informações, no decurso da investigação;
      11. Concluída a investigação, será elaborado um relatório final com as conclusões;
      12. Sem prejuízo do disposto no ponto seguinte, deve ser enviada resposta ao Denunciante no prazo máximo de três meses após o envio do aviso de receção referido na alínea g. acima (podendo este prazo ser alargado para 6 meses, dependendo da complexidade da denúncia);
      13. O Denunciante pode requerer, a qualquer momento, que lhe comuniquem o resultado da análise efetuada à denúncia no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão.
    2. Canais de Denúncia Externa.As comunicações de Irregularidades podem ser apresentadas às autoridades nacionais, órgãos ou organismos da União Europeia competentes que, de acordo com as suas atribuições e competências, devam ou possam conhecer da matéria em causa na denúncia, incluindo.
      1. O Ministério Público;
      2. Os órgãos de polícia criminal;
      3. O Banco de Portugal;
      4. As autoridades administrativas independentes;
      5. Os institutos públicos;
      6. As inspeções-gerais e entidades equiparadas e outros serviços centrais da administração direta do Estado dotados de autonomia administrativa;
      7. As autarquias locais; e
      8. As associações públicas.
    3. Nos termos da Lei nº 93/2021, de 20 de Dezembro, para poder beneficiar do regime geral de proteção de denunciantes de infrações aí previsto, o Denunciante só pode recorrer a canais de denúncia externa, nos seguintes casos:
      1. Caso tenha recorrido aos meios de denuncia disponibilizados pela sociedade, sem que tenham sido adotadas e comunicadas as medidas adequadas para dar seguimento à denúncia nos prazos previstos na lei, ou seja.
      2. Não tenha recebido um aviso de receção da comunicação, no prazo de sete dias a contar da data de receção da mesma;
      3. Não lhe tenham sido comunicadas as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, no prazo máximo de 3 meses a contar da data da receção da denúncia (podendo este prazo ser alargado para 6 meses, dependendo da complexidade da denúncia);
      4. Não lhe tenha sido comunicado o resultado da análise efetuada à denúncia no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, caso o denunciante o tenha solicitado;
    • Caso tenha motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno ou que existe risco de retaliação; ou
    • Caso a infração constitua crime ou contraordenação punível com coima superior a 50 000 €.
    • Os canais de denúncia externa permitem a apresentação de denúncias por escrito e ou verbalmente, anónimas ou com identificação do denunciante;
    • Os canais de denúncia externa permitem a apresentação de denúncia verbal, por telefone ou através de outros sistemas de mensagem de voz e, a pedido do denunciante, em reunião presencial.